Regolamento di convocazione e svolgimento degli OO.CC
Approvato dal Consiglio di Istituto in data 22/05/2020 con delibera n. 3
Indice
Art. 1- Ambito di applicazione
Art. 2 - Definizione
Art. 3 - Requisiti tecnici minimi
Art. 4 - Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica
Art. 5 - Convocazione
Art. 6 - Svolgimento delle sedute
Art. 7- Verbale di seduta
Art. 8 - Trattamento dei dati personali
Art. 9 – Validità del regolamento
Art. 1- Ambito di applicazione
Il presente Regolamento disciplina lo svolgimento, in modalità telematica, delle riunioni degli Organi Collegiali dell’IISS “Galileo Galilei” di Ostiglia e ha validità per il presente periodo - stante l’emergenza COVID19 e il conseguente divieto di riunioni “in presenza” - e in eventuali altri periodi nei quali, per decisione normativa (ministeriale, legislativa ecc.), non sia consentito lo svolgimento di regolari riunioni, nonché per ogni altra situazione, anche fuori dall’emergenza, nella quale sarà più conveniente e/o più agevole riunirsi con tale modalità.
Art. 2 - Definizione
Ai fini del presente Regolamento, per “riunioni in modalità telematica” nonché per “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli Organi Collegiali di cui all’art.1 per le quali è prevista la possibilità che uno, più o tutti i componenti dell’organo partecipino anche a distanza, da luoghi diversi dalla sede dell’incontro fissato nella convocazione, oppure che la sede dell’ incontro sia virtuale, cioè che tutti i partecipanti partecipino da luoghi diversi esprimendo la propria opinione e/o il proprio voto mediante l’uso di piattaforme Web (a puro titolo d’esempio, Google Meet), con motivata giustificazione.
Art. 3 - Requisiti tecnici minimi
La partecipazione a distanza alle riunioni di un Organo Collegiale presuppone la disponibilità di strumenti telematici idonei a consentire la comunicazione in tempo reale a due vie e, quindi, il collegamento simultaneo fra tutti i partecipanti.
Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni e consentire a tutti i partecipanti alla riunione la possibilità di:
a) visione degli atti della riunione;
b) intervento nella discussione;
c) scambio di documenti;
d) votazione;
e) approvazione del verbale.
Sono considerate tecnologie idonee: teleconferenza, videoconferenza, posta elettronica, chat, modulo di Google, applicativi Google Suite e ogni altro applicativo che dovesse risultare utile.
Art. 4 - Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica
L’adunanza telematica può essere utilizzata dagli OO.CC. per deliberare sulle materie di propria competenza, anche qualora le riunioni non siano previste nel Piano Annuale delle attività o siano convocate con urgenza (meno di cinque giorni di preavviso).
Sono altresì escluse fino a giugno 2020 le sedute nelle quali si debba votare per eleggere persone (voto segreto). Qualora le ordinanze governative, regionali e/o ministeriali dovessero ancora vietare
le adunanze in presenza, si adotteranno le indicazioni che saranno fornite per il caso specifico.
Art. 5 - Convocazione
La convocazione delle riunioni degli OO.CC., per lo svolgimento delle quali è possibile il ricorso alla modalità telematica, deve essere inviata, a cura del Presidente o del Dirigente Scolastico, a tutti i componenti dell’organo almeno cinque giorni prima della data fissata per la riunione, tramite posta elettronica, fatti salvi i casi i caratteri di urgenza.
La convocazione contiene l’indicazione del giorno, dell’ora, della sede, degli argomenti all’ordine del giorno (comunque aggiornabile fino a 24 ore prima) e dello strumento telematico che ne definisce le modalità di partecipazione a distanza (videoconferenza, posta elettronica certificata, posta elettronica di cui il componente dell’organo garantisca di fare uso esclusivo e protetto, modulo di Google di cui il componente organo garantisca di fare uso esclusivo e protetto).
La pubblicazione sulla home page del sito web di Istituto avrà valore di notifica a tutti gli effetti di legge.
Art. 6 - Svolgimento delle sedute
Per la validità della riunione telematica, che può essere registrata con informazione obbligatoria data ai partecipanti in apertura della seduta e prima dell’inizio dei lavori e al solo fine di stilare correttamente il verbale, restano fermi i requisiti di validità richiesti per la riunione ordinaria:
a) regolare convocazione di tutti i componenti comprensiva dell’elenco degli argomenti all’o.d.g.;
b) partecipazione della metà + uno dei convocati (quorum strutturale). Ai fini della determinazione del già menzionato quorum strutturale, dal numero dei componenti l’organo si sottraggono coloro che abbiano giustificato con comunicazione scritta la loro assenza;
c) raggiungimento della maggioranza dei voti richiesta dalle norme di riferimento (quorum funzionale).
d) La delibera della riunione deve indicare il numero di quanti si sono espressi in merito all’oggetto della convocazione (e degli eventuali astenuti) ai fini del raggiungimento della maggioranza richiesta dalle norme di riferimento, per ciascun argomento all’ordine del giorno oggetto di delibera.
La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.
Preliminarmente alla trattazione dei punti all’ordine del giorno, compete a uno dei collaboratori del dirigente o a persona appositamente designata, verificare la sussistenza del numero legale dei partecipanti.
Art. 7 - Verbale di seduta
Della riunione dell’organo viene redatto apposito verbale nel quale devono essere riportati:
a) l’indicazione del giorno e dell’ora di apertura e chiusura della seduta;
b) la griglia con i nominativi dei componenti che attesta le presenze/assenze/assenze giustificate;
c) l’esplicita dichiarazione di chi presiede l’organo sulla valida costituzione dell’organo;
d) la chiara indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno;
e) il contenuto della deliberazione formatasi su ciascun argomento all’ordine del giorno;
f) le modalità di votazione e la volontà collegiale emersa dagli esiti della votazione stessa.
Costituiscono parte integrante del verbale le dichiarazioni di adesione/assenza giustificata dei componenti, le dichiarazioni di presa visione del verbale per via telematica e di approvazione/non approvazione.
Il verbale della riunione telematica è trasmesso, tramite pubblicazione nella bacheca del registro elettronico (nel caso del CdI inviato per posta elettronica) e in formato pdf, a tutti i componenti dell’Organo Collegiale per l’esplicita approvazione che avverrà con la spunta di presa visione sul registro elettronico, seguita dalla dicitura APPROVO, NON APPROVO, MI ASTENGO per i docenti e con approvazione nella seduta successiva per il Consiglio di Istituto.
Per quanto attiene i verbali del Collegio dei Docenti, dei Consigli di Classe, dei Dipartimenti e delle Commissioni, sono ammesse richieste di integrazione e/o correzione motivate di detti verbali entro e non oltre dieci (10) giorni dalla pubblicazione, trascorsi i quali il verbale si intende approvato.
Qualora ci fossero richieste di integrazione e/o correzione, le stesse saranno analizzate ed eventualmente apportate. In questo caso, essendo stato aggiornato il contenuto, il verbale dovrà essere nuovamente pubblicato e ogni componente dell’O.C. avrà l’obbligo di riprenderne visione esprimendo nuovamente ancora una volta il proprio parere.
Per il Consiglio di Istituto, le richieste di variazione e/o integrazione saranno formulate nella riunione successiva, prima dell’approvazione del verbale.
Le modalità di approvazione dei verbali si intendono adottate anche per le sedute svolte in presenza a partire dal giorno successivo l’approvazione da parte del Consiglio di Istituto del presente regolamento e avranno valore retroattivo per i verbali non ancora pubblicati, fatta salva la comunicazione alle parti interessate.
Art. 8 - Trattamento dei dati personali
Le norme del presente Regolamento non mettono in deroga in alcun modo le altre disposizioni di legge aventi attinenza con la tutela del diritto alla riservatezza e con il diritto di accesso alla
documentazione amministrativa, conformemente a quanto stabilito dalle leggi in materia.
I partecipanti alla seduta hanno l’obbligo di utilizzare la massima riservatezza e discrezione su dati personali oggetto di discussione e delle informazioni di cui dovessero comunque venire a conoscenza e, per tale motivo, sono tenuti:
- a considerare strettamente riservati e, pertanto, a non divulgare e/o comunque a non rendere noti a terzi i dati personali e/o informazioni fornite in relazione alle riunioni degli organi collegiali;
- a non diffondere o effettuare alcuna comunicazione a terzi riguardo ai dati personali o alle informazioni di cui i partecipanti verranno a conoscenza
- a non diffondere in alcun caso il codice o il link di accesso alla riunione telematica a soggetti non autorizzati a parteciparvi
- a non registrare la riunione o parte di essa in nessun caso
Art. 9 – Validità del Regolamento
Il presente Regolamento entra in vigore a decorrere dalla pubblicazione sul sito della scuola. Esso è pubblicato sul sito web dell'Istituto alla voce regolamenti e tale pubblicazione avrà valore di legale conoscenza.