Informativa per il personale
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI INDIRIZZATA AL PERSONALE DIPENDENTE
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE "relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati" (di seguito anche "GDPR")
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Istituto di Istruzione Superiore Statale “Galileo Galilei”, con sede in 46035 – Ostiglia (MN), via Verona, n. 35, C.F. 80023130208, Tel. +39 0386 802441, e-mail mnis00200q@istruzione.it, in persona del Dirigente Scolastico pro tempore, in qualità di Titolare del Trattamento, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dell'individuo, nonché in maniera conforme a quanto prescritto dalla normativa in materia di protezione del dati personali.
2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Il Titolare ha nominato il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) il quale potrà essere contattato per questioni relative alle policy di trattamento dei dati adottate dall’Istituto. Il RPD è l’Avv. Leonardo Sasso, con studio in 46100 - Mantova, Piazza Cesare Mozzarelli, n. 6 raggiungibile all’indirizzo e-mail: dpo@lex-consulting.it e al numero di tel. 0376/1850649, sito web: www.lex-consulting.it.
3. FONTE E TIPOLOGIA DEI DATI CHE TRATTIAMO
Provenienza dei dati – I suoi dati personali sono quelli da lei comunicati in occasione della conclusione dei rapporti di lavoro e quelli raccolti presso il Ministero dell'Istruzione e le sue articolazioni periferiche, presso altre Amministrazioni dello Stato ed enti preposti al rispetto delle norme sul lavoro.
Tipologie di dati – Nell’ambito della gestione del rapporto di lavoro il Titolare può trattare su base normativa una serie di informazioni concernenti le seguenti particolari categorie di dati personali:
A) Relativamente alle operazioni di selezione e reclutamento a tempo indeterminato e determinato e alla gestione del rapporto di lavoro anche diverso da quello subordinato:
- Dati idonei a rivelare adesione a sindacati e/o opinioni politiche: es. gestione deleghe e contributi al sindacato, aspettative, distacchi, permessi per incarichi sindacali, comunicazione adesione a scioperi e relative trattenute;
- Dati idonei a rivelare convinzioni religiose: concessione di permessi per festività oggetto di specifica richiesta dell’interessato motivata per ragioni di appartenenza a determinate confessioni religiose, reclutamento dei docenti di religione, atti connessi all’insegnamento della religione cattolica, dichiarazione 8xmille;
- Dati sulle convinzioni filosofiche o d’altro genere che possono venire in evidenza dalla documentazione connessa allo svolgimento del servizio di leva come obiettore di coscienza;
- Dati relativi allo stato di salute di docenti e/o familiari: es. verifica dell‘idoneità al servizio, assunzioni del personale appartenente alle c.d. categorie protette, benefici previsti dalla normativa in tema di assunzioni, protezione della maternità, igiene e sicurezza sui luogo di lavoro, causa di servizio, equo indennizzo, onorificenze, svolgimento di pratiche assicurative, pensionistiche e previdenziali obbligatori e contrattuali, trattamenti assistenziali, riscatti e ricongiunzioni previdenziali, denunce di infortuni e/o sinistri e malattie professionali, fruizione di assenze, particolari esenzioni o permessi lavorativi per il personale e provvidenze, collegati a particolari condizioni di salute dell’interessato o dei suoi familiari, assistenza fiscale, mobilità territoriale, professionale e intercompartimentale;
- informazioni sulla vita sessuale che possono desumersi unicamente in caso di eventuale rettificazione di attribuzione di sesso;
- Dati giudiziari: acquisizione dei certificati del casellario giudiziale nell’ambito delle procedure concorsuali al fine di valutare il possesso dei requisiti di ammissione e per l’adozione dei provvedimenti amministrativocontabili connessi a vicende giudiziarie che coinvolgono l’interessato.
B) Relativamente alla gestione del contenzioso e dei procedimenti disciplinari:
- Dati sensibili e giudiziari concernenti tutte le attività relative alla difesa in giudizio del Ministero dell‘istruzione e delle istituzioni scolastiche ed educative nel contenzioso del lavoro e amministrativo nonché
quelle connesse alla gestione degli affari penali e civili;
C) Relativamente al funzionamento degli Organismi collegiali e delle commissioni istituzionali:
- Dati idonei a rivelare adesione a sindacati necessari per attivare gli organismi collegiali e le commissioni istituzionali previsti dalle norme di organizzazione del Ministero Istruzione e dell‘ordinamento scolastico.
D) Relativamente alla gestione del contenzioso tra la scuola e le famiglie degli alunni:
- dati sensibili e giudiziari concernenti tutte le attività connesse alla difesa in giudizio delle istituzioni scolastiche di ogni ordine e grado, ivi compresi convitti, educandati e scuole speciali.
4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati, di diversa natura in funzione delle attività, sono trattati per fini istituzionali. Si fornisce di seguito un elenco esemplificativo di tali attività:
• consentire le operazioni di selezione e di reclutamento di personale da impegnare a tempo indeterminato o determinato e alla gestione del rapporto di lavoro anche diverso da quello subordinato;
• rilevare l’adesione a sindacati o ad organizzazioni di carattere sindacale per gli adempimenti connessi al versamento delle quote di iscrizione o all’esercizio dei diritti sindacali;
• concedere permessi per festività oggetto di specifica richiesta dell’interessato motivata per ragioni di appartenenza a determinate confessioni religiose;
• gestire il contenzioso ed i procedimenti disciplinari;
• garantire il funzionamento degli Organismi collegiali e delle commissioni istituzionali;
• effettuare l’elaborazione, la liquidazione e la corresponsione della retribuzione, degli emolumenti, dei compensi dovuti e relativa contabilizzazione;
• adempiere agli obblighi derivanti da leggi, contratti, regolamenti in materia di previdenza e assistenza anche integrativa e complementare, di igiene e sicurezza del lavoro, in materia fiscale, in materia assicurativa;
• popolare le diverse banche dati ministeriali (SIDI, GPU, eccetera);
5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Gli obblighi normativi in capo al Titolare nell’esecuzione di tali compiti costituiscono la base giuridica per la liceità di questi trattamenti. Gli stessi sono quindi indispensabili per le finalità su indicate e, pertanto, il Titolare agisce non avvalendosi di un suo consenso esplicito.
In tutti i casi suddetti il trattamento avviene nel rispetto dei principi del Regolamento: correttezza e trasparenza, limitazione alle finalità istituzionali, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservate.
6. NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO
Il conferimento dei dati per tutte le finalità di cui presente documento è obbligatorio. L’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare l’impossibilità da parte del Titolare di adempiere agli obblighi normativi relativi alla gestione del Suo rapporto di lavoro.
7. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E ACCESSO AI DATI
I dati raccolti sono trattati in forma elettronica e cartacea, nel rispetto dei principi stabiliti dalla normativa sulla protezione dei dati personali. Il trattamento avviene previa adozione di ogni misura di sicurezza, tecnica ed organizzativa, adeguata ai rischi per i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, in particolare:
- La raccolta di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento;
- Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti;
- La memorizzazione di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento;
- I dati personali sensibili eventualmente raccolti e trattati in formato elettronico sono memorizzati in forma cifrata;
- Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali;
- Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali.
Soggetti autorizzati al trattamento: Il trattamento dei dati per conto del Titolare è effettuato sia dai dipendenti e dai collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o amministratori di sistema, sia dal personale di soggetti esterni, nella loro qualità di responsabili del trattamento. In tutti i casi sono e saranno rispettati i principi alla base del corretto trattamento dei Suoi dati: gli incaricati saranno nominati e formati e i responsabili del trattamento nominati e sensibilizzati al rispetto dei dettami del Regolamento, nel rispetto del principio di stretta indispensabilità dei trattamenti.
Tempi di conservazione: I tempi di conservazione seguono le disposizioni di legge della Pubblica Amministrazione. I limiti temporali per la conservazione delle documentazioni degli Archivi sono regolati da obblighi che non prevedono il termine generico di 10 anni ma sono stabiliti dalla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche in materia di Archivistica.
8. CATEGORIE DI DESTINATARI DELLA COMUNICAZIONE
Nel perseguimento delle suddette finalità i Suoi dati personali potranno essere comunicati, ai seguenti soggetti o categorie di soggetti:
❑ Enti pubblici e Pubbliche amministrazioni: sulla base di un obbligo normativo, e sempre per motivi di pubblico interesse rilevante, i dati personali conferiti potranno essere comunicati a soggetti pubblici, quali ad esempio Ministero dell’Istruzione e le sue articolazioni periferiche, amministrazioni certificanti dichiarazioni sostitutive rese ai fini del DPR 445/2000, servizi sanitari competenti per le visite fiscali e per l’accertamento dell’idoneità all’impiego, organi preposti al riconoscimento della causa di servizio/equo indennizzo, organi preposti alla vigilanza in materia di igiene e sicurezza sui luoghi di lavoro, enti assistenziali, previdenziali e assicurativi, autorità di pubblica sicurezza a fini assistenziali e previdenziali, nonché per la denuncia delle malattie professionali o infortuni sul lavoro, amministrazioni provinciali per assunzioni obbligatorie di personale, avvocature dello Stato, per la difesa erariale e consulenza presso gli organi di giustizia, magistrature ordinarie e amministrativo-contabile e organi di polizia giudiziaria, per l’esercizio dell’azione di giustizia, Agenzia delle Entrate, Corte dei Conti e MEF.
❑ Membri di organi collegiali, nei limiti delle loro funzioni.
❑ Organizzazioni sindacali per gli adempimenti connessi al versamento delle quote di iscrizione e per la gestione dei permessi sindacali
❑ Liberi professionisti, ai fini di patrocinio o di consulenza.
I dati personali potranno essere pubblicati sul sito WEB istituzionale della scuola, nelle varie sezioni pubbliche dedicate alla trasparenza (albo online, amministrazione trasparente) o in altre sezioni di servizio.
Le comunicazioni avverranno attraverso l’invio cartaceo o la trasmissione elettronica con mezzi e piattaforme informatiche che tutelano la riservatezza e l’integrità dei dati. Nel caso tali piattaforme informatiche siano predisposte dal soggetto destinatario, lo stesso garantirà il rispetto dei principi dettati dalla normativa vigente. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.
Quale regola generale, per tutti i servizi richiesti dall’interessato e non rientranti negli obblighi specifici la comunicazione avverrà sempre per finalità determinate, esplicite e legittime a meno del ritiro della relativa richiesta/offerta, a seguito del quale il rapporto di fornitura di beni e servizi si interromperà immediatamente.
9. TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO UN PAESE TERZO E/O UN’ORGANIZZAZIONE INTERNAZIONALE
I dati personali sono conservati all’interno di server ubicati in territorio UE. Il Titolare esclude il trasferimento dei dati in server ubicati in zone extra-UE.
10. I DIRITTI DEGLI INTERESSATI
In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 mediante i seguenti recapiti: mnis00200q@istruzione.it – dall’Istituto di Istruzione Superiore Statale “Galileo Galilei”, con sede in 46035 – Ostiglia (MN), via Verona, n. 35 (per comunicazioni scritte). Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile.
L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo. In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.
DIRITTO DI OTTENERE
- Origine dei dati personali;
- Categorie di dati trattati;
- Finalità e modalità del trattamento;
- Periodo di conservazione;
- Logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
- Estremi identificativi del Titolare;
- Soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o autorizzati;
- Esistenza di processi di profilazione.
DIRITTO DI OTTENERE
- conferma dell’esistenza o meno di loro dati personali e che tali dati siano messi a disposizione in forma
intelligibile;
- aggiornamento, rettifica, integrazione dei dati e limitazione;
- cancellazione, trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli per cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati);
- attestazione che le operazioni di cui ai punti sopra sono state portate a conoscenza anche di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato dall'organizzazione;
- copia dei dati oggetto di trattamento.
DIRITTO DI OPPORSI
- al trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato compresa la profilazione per motivi legittimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- al trattamento di dati personali che riguardano l’interessato a fini di: invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, comunicazioni commerciali;
- al trattamento di dati trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici salvo in caso di interesse pubblico nel trattamento.