Informativa fornitori

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI INDIRIZZATA AI FORNITORI DI BENI E/O SERVIZI, AGLI OPERATORI ECONOMICI E AGLI ESPERTI ESTERNI

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE "relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati" (di seguito anche "GDPR")

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Istituto di Istruzione Superiore Statale “Galileo Galilei”, con sede in 46035 – Ostiglia (MN), via Verona, n. 35, C.F. 80023130208, Tel. +390386 802441, e-mail mnis00200q@istruzione.it, in persona del Dirigente Scolastico pro tempore, in qualità di Titolare del Trattamento, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dell'individuo, nonché in maniera conforme a quanto prescritto dalla normativa in materia di protezione del dati personali.

2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il Titolare ha nominato il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) il quale potrà essere contattato per questioni relative alle policy di trattamento dei dati adottate dall’Istituto. Il RPD è l’Avv. Leonardo Sasso, con studio in 46100 - Mantova, Piazza Cesare Mozzarelli, n. 6 raggiungibile all’indirizzo e-mail: dpo@lex-consulting.it e al numero di tel. 0376/1850649, sito web: www.lex-consulting.it.

3. FONTE E TIPOLOGIA DEI DATI CHE TRATTIAMO

Provenienza dei dati – I suoi dati personali sono quelli da lei comunicati in occasione della conclusione dei rapporti di fornitura beni e servizi e quelli raccolti presso il Ministero dell'Istruzione e le sue articolazioni periferiche, presso altre Amministrazioni dello Stato ed enti preposti al rispetto delle norme su trasparenza, anticorruzione (tribunali, ANAC, eccetera) e antimafia (Prefettura/ Questura), nonché ad enti preposti alla verifica della sua regolarità fiscale (Agenzia delle Entrate, Equitalia, eccetera).

Tipologie di dati – ai fini della conclusione di rapporti basati sulla fornitura di beni e servizi nonché di servizi professionali, il Titolare effettua il trattamento dei suoi dati personali e giudiziari (relativi a condanne penali e reati). Non sono trattati in modo sistematico altri dati appartenenti a categorie particolari.

4. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il dato è trattato per consentire la verifica delle posizioni giudiziarie, fiscali e di condotta di fornitori ed operatori economici che sono in rapporto con l’istituto al fine di:

• Svolgere attività preliminari connesse alle procedure di acquisizione di beni e servizi;

• Coordinare e analizzare la redazione della documentazione tecnica, amministrativa e contrattuale;

• Gestire il procedimento e le attività connesse (stipula del contratto, monitoraggio dei tempi di svolgimento dell’incarico affidato;

• Trattamenti fiscali, previdenziali, assistenziali, in conformità agli obblighi di leggi e regolamenti.

5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

In funzione delle attività di trattamento, il Titolare agisce avvalendosi o meno di un Suo consenso esplicito secondo quanto di seguito descritto.

A) Il consenso esplicito non è richiesto per il trattamento dei dati necessari all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso. Di seguito si fornisce un elenco esemplificativo e non esaustivo.

• La gestione dell’elenco operatori economici dell’Istituto.

• L’adempimento agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con lei in essere.

• L’adempimento agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come ad esempio in materia di antiriciclaggio).

• L’inserimento in banche dati ministeriale (SIDI, GPU, eccetera).

• La conclusione dei contratti per i servizi del Titolare ed archiviazione del fascicolo dell’operatore economico.

• L’esercizio dei diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.

Gli obblighi normativi in capo al Titolare nell’esecuzione di tali compiti costituiscono la base giuridica per la liceità di questi trattamenti. Il conferimento degli stessi è quindi obbligatorio per le finalità indicate.

B) Il Titolare richiederà invece il suo specifico e distinto consenso per:

• eventuali consultazioni da parte di altri Istituti dei dati economici rilasciati dall’Istituto.

• partecipazione a raccolte dati per fini statistici esterni all’Istituto.

In tutti i casi suddetti il trattamento avviene nel rispetto dei principi del Regolamento: correttezza e trasparenza, limitazione alle finalità istituzionali, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservate.

6. NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO

Il conferimento dei dati per tutte le finalità di cui al punto 5 lett. A) è obbligatorio. L’eventuale rifiuto a fornire tali dati comporterà il mancato perfezionamento e l’interruzione immediata del rapporto di fornitura di beni e servizi in essere con il Titolare.

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 5 lett. B) è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti. In tal caso, non potranno esserle erogati i servizi di cui al punto 2 lett. B).

7. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E ACCESSO AI DATI

I dati raccolti sono trattati in forma elettronica e cartacea, nel rispetto dei principi stabiliti dalla normativa sulla protezione dei dati personali. Il trattamento avviene previa adozione di ogni misura di sicurezza, tecnica ed organizzativa, adeguata ai rischi per i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, in particolare:

- La raccolta di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento;

- Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti;

- La memorizzazione di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento;

- I dati personali sensibili eventualmente raccolti e trattati in formato elettronico sono memorizzati in forma cifrata;

- Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali;

- Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali.

Soggetti autorizzati al trattamento: Il trattamento dei dati per conto del Titolare è effettuato sia dai dipendenti e dai collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o amministratori di sistema, sia dal personale di soggetti esterni, nella loro qualità di responsabili del trattamento. In tutti i casi sono e saranno rispettati i principi alla base del corretto trattamento dei Suoi dati: gli incaricati saranno nominati e formati e i responsabili del trattamento nominati e sensibilizzati al rispetto dei dettami del Regolamento, nel rispetto del principio di stretta indispensabilità dei trattamenti.

Tempi di conservazione: Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto per le finalità di servizio. I tempi di conservazione sia cartacei che telematici sono stabiliti dalla normativa di riferimento per le Istituzioni scolastiche in materia di Archivistica.

8. CATEGORIE DI DESTINATARI DELLA COMUNICAZIONE

Il Titolare potrà comunicare i suoi dati senza la necessità del suo esplicito consenso per tutte le finalità indicate al punto 5, lett. A) del presente documento. Si avvarrà invece del suo consenso per tutte le finalità indicate al punto 5, lett. B). Di seguito la informiamo riguardo tali comunicazioni.

A) Comunicazioni senza la necessità del suo esplicito consenso

I dati personali e giudiziari potranno essere comunicati a soggetti pubblici quali, ad esempio, Ministero dell'Istruzione e le sue articolazioni periferiche, altre Amministrazioni dello Stato ed enti preposti al rispetto delle norme su trasparenza, anticorruzione e antimafia (Prefettura, Questura, tribunali, ANAC, eccetera), nonché ad enti preposti alla verifica della sua regolarità fiscale (Agenzia delle Entrate, Equitalia, eccetera), sempre nei limiti di quanto previsto dalle vigenti disposizioni di legge e di regolamento e degli obblighi conseguenti per l’istituzione scolastica.

I dati personali e giudiziari potranno essere pubblicati sul sito WEB istituzionale della scuola, nelle varie sezioni pubbliche dedicate alla trasparenza (albo online, amministrazione trasparente) o in altre sezioni di servizio.

Le comunicazioni avverranno attraverso l’invio cartaceo o la trasmissione elettronica con mezzi e piattaforme informatiche che tutelano la riservatezza e l’integrità dei dati. Nel caso tali piattaforme informatiche siano predisposte dal soggetto destinatario, lo stesso garantirà il rispetto dei principi dettati dalla normativa vigente. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.

Quale regola generale, per tutti i servizi richiesti dall’interessato e non rientranti negli obblighi specifici la comunicazione avverrà sempre per finalità determinate, esplicite e legittime a meno del ritiro della relativa richiesta/offerta, a seguito del quale il rapporto di fornitura di beni e servizi si interromperà immediatamente.

B) Comunicazioni che avvengono con il suo esplicito consenso

Le comunicazioni che questo istituto effettuerà sotto il suo esplicito consenso avverranno su richiesta di altri Istituti scolastici.

In tutti i casi in cui il Titolare richiede un suo specifico e distinto consenso, la comunicazione avverrà a meno del ritiro di tale consenso, a seguito del quale comunque varranno le limitazioni del servizio del Titolare.

9. TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO UN PAESE TERZO E/O UN’ORGANIZZAZIONE INTERNAZIONALE

I dati personali sono conservati all’interno di server ubicati in territorio UE. Il Titolare esclude il trasferimento dei dati in server ubicati in zone extra-UE.

10. I DIRITTI DEGLI INTERESSATI

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 mediante i seguenti recapiti: mnis00200q@istruzione.it – dall’Istituto di Istruzione Superiore Statale “Galileo Galilei”, con sede in 46035 – Ostiglia (MN), via Verona, n. 35 (per comunicazioni scritte). Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile.

L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo. In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.

DIRITTO DI OTTENERE

- Origine dei dati personali;

- Categorie di dati trattati;

- Finalità e modalità del trattamento;

- Periodo di conservazione;

- Logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

- Estremi identificativi del Titolare;

- Soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o autorizzati;

- Esistenza di processi di profilazione.

DIRITTO DI OTTENERE

- conferma dell’esistenza o meno di loro dati personali e che tali dati siano messi a disposizione in forma intelligibile;

- aggiornamento, rettifica, integrazione dei dati e limitazione;

- cancellazione, trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi quelli per cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati);

- attestazione che le operazioni di cui ai punti sopra sono state portate a conoscenza anche di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato dall'organizzazione;

- copia dei dati oggetto di trattamento.

DIRITTO DI OPPORSI

- al trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato compresa la profilazione per motivi legittimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

- al trattamento di dati personali che riguardano l’interessato a fini di: invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, comunicazioni commerciali;

- al trattamento di dati trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici salvo in caso di interesse pubblico nel trattamento.

Allegati

I.S. G. GALILEI OSTIGLIA_Informativa Fornitori.pdf

Notizie

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