Informativa alunni e famiglie
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI INDIRIZZATA AGLI ALUNNI E ALLE LORO FAMIGLIE
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE "relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati" (di seguito anche "GDPR")
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Istituto di Istruzione Superiore Statale “Galileo Galilei”, con sede in 46035 – Ostiglia (MN), via Verona, n. 35, C.F. 80023130208, Tel. +39 0386 802441, e-mail mnis00200q@istruzione.it, in persona del Dirigente Scolastico pro tempore, in qualità di Titolare del Trattamento, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dell'individuo, nonché in maniera conforme a quanto prescritto dalla normativa in materia di protezione del dati personali.
2. RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
Il Titolare ha nominato il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) il quale potrà essere contattato per questioni relative alle policy di trattamento dei dati adottate dall’Istituto. Il RPD è l’Avv. Leonardo Sasso, con studio in 46100 - Mantova, Piazza Cesare Mozzarelli, n. 6 raggiungibile all’indirizzo e-mail: dpo@lex-consulting.it e al numero di tel. 0376/1850649, sito web: www.lex-consulting.it.
3. FONTE E TIPOLOGIA DEI DATI CHE TRATTIAMO
Provenienza dei dati – i dati dell’alunno e dei familiari vengono acquisiti direttamente dall’alunno stesso, dai genitori o dalla scuola di provenienza nel caso di trasferimento. In ogni caso essi potranno essere trattati solo ed esclusivamente per le finalità istituzionali della scuola, anche se raccolti non presso l’Istituzione scolastica ma presso il Ministero dell’Istruzione e sue articolazioni periferiche, presso altre Amministrazioni dello Stato, presso Regioni ed Enti locali, presso Enti con cui la scuola coopera in attività e progetti previsti dal Piano dell’Offerta Formativa.
Tipologie di dati - Nell’esercizio delle proprie funzioni istituzionali l’istituto procederà alla raccolta e al trattamento delle seguenti categorie di dati personali:
• dati anagrafici dello Studente: nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, numero di telefono, titolo di studio, attestati di esito scolastico e altri dati relativi alla carriera scolastica (es. classe frequentata, accessi,presenze ed assenze in aula), fotografia ed eventuale carta d’identità, certificati medici o altre dichiarazioni per la riammissione a scuola in caso di assenza, in determinati casi certificazione di vaccinazione, mezzo di trasporto, numero cellulare e mail di contatto del genitore, del tutore o dello studente (se maggiorenne);
• notizie sulla composizione familiare: nome e cognome dei genitori o di chi esercita la potestà genitoriale, data e luogo di nascita, indirizzo e numero di telefono se diversi rispetto a quelli dell’alunno.
• Ulteriori dati da fornire facoltativamente, sia in relazione a specifici procedimenti amministrativi attivabili su istanza di parte (es. ottenimento di particolari servizi, certificazioni, prestazioni, benefici od esenzioni); sia in relazione all’utilizzo di immagine e video che ritraggono gli Studenti durante le attività istituzionali; sia per quantoconcerne la comunicazione dei dati degli studenti a enti pubblici o privati esterni per finalità di Alternanza ScuolaLavoro, orientamento universitario e lavorativo. In alcuni casi sarà fornita una specifica informativa.
4. PARTICOLARI CATEGORIE DI DATI
Il GDPR vieta il trattamento di dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza politico-sindacale, nonché dati relativi alla salute o all’orientamento sessuale della persona e dati giudiziari. La raccolta ed il trattamento di queste particolari categorie di dati da parte del Titolare sono ammesse solo ove previste da espressa disposizione di legge oppure nel perseguimento di motivi di interessenpubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione o degli Stati membri.
Infatti, è possibile che durante l’attività didattica e la gestione istituzionale degli adempimenti relativi alle iscrizioni/carriere degli studenti, il Titolare si trovi a trattare, ad esempio:
- dati sanitari relativi agli studenti e/o a familiari diversamente abili ai fini di un eventuale controllo sulle autocertificazioni relative alle tasse ed ai contributi dovuti e di eventuali esoneri dal versamento degli stessi;
- dati idonei a rivelare le convinzioni politiche o religiose o l’origine etnica che possono venire in evidenza in occasione della frequenza dei corsi di religione o in relazione allo status di rifugiato per la fruizione di esoneri e borse di studio;
- dati sensibili e giudiziari che rilevano nell’ambito di procedimenti disciplinari a carico degli studenti;
In ogni caso tutti questi dati vengono trattati per il perseguimento di finalità istituzionali nel rispetto della citata legge e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre ispirata l’attività dell’organizzazione.
Il conferimento dei dati da parte dell’interessato assume carattere di obbligatorietà ove sia necessario usufruire dei servizi di istruzione; il mancato conferimento dei dati comporta l’impossibilità usufruire, in tutto o in parte, dei servizi di istruzione pubblica.
5. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Erogazione di servizi di istruzione richiesti dall’interessato nell’ambito del rapporto in essere (attività didattica e gestione delle iscrizioni/carriere).
Gli eventuali dati sensibili nell’ambito dell’attività didattica e gestione delle iscrizioni/carriere degli studenti possono essere trattati per le seguenti finalità di rilevante interesse pubblico: concessione, liquidazione, modifica e revoca di benefici economici, abilitazioni; assistenza, integrazione sociale e diritti delle persone con disabilità; istruzione e formazione in ambito scolastico, professionale, superiore.
Gestione di un eventuale contenzioso giudiziale, stragiudiziale e/o attività di consulenza. In questo ambito, gli eventuali dati sensibili e giudiziari possono essere trattati per le seguenti finalità di rilevante interesse pubblico: applicazione delle norme in materia di sanzioni amministrative e ricorsi; far valere il diritto di difesa in sede amministrativa o giudiziaria; verifica della legittimità, del buon andamento, dell'imparzialità dell'attività amministrativa, nonché della rispondenza di detta attività a requisiti di razionalità, economicità, efficienza ed efficacia per le quali sono comunque, attribuite dalla legge a soggetti pubblici funzioni di controllo, di riscontro ed ispettive nei confronti di altri soggetti. Gestione dei trasferimenti degli studenti e degli scambi tra enti di Istruzione (ad esempio: in virtù di accordi interistituzionali, ecc.).
Pubblicazione di immagini e video che ritraggono gli studenti per finalità istituzionali.
Gestione delle richieste di soggetti pubblici, privati o associazioni finalizzate all’orientamento universitario, lavorativo, formativo, all’inserimento professionale (ad esempio mediante proposte di lavoro) e/o allo svolgimento di attività di alternanza scuola lavoro.
6. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
In caso di iscrizione ad una classe del presente istituto, i dati personali conferiti verranno trattati dal personale della scuola per dare esecuzione ad un compito di interesse pubblico. In particolare, per le finalità istituzionali relative all’istruzione ed alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali, così come definite dalla normativa vigente.
I dati appartenenti alle particolari categorie previste dagli artt. 9 e 10 del GDPR (dati cd. “sensibili” secondo la terminologia del Codice della Privacy) vengono trattati senza il consenso dell’interessato per motivi di interesse pubblico rilevante.
In relazione ad alcune finalità è invece necessario acquisire il consenso degli interessati.
7. CONSENSO DELL’INTERESSATO
A. Consenso non necessario – Il consenso esplicito al trattamento dei dati non è richiesto per il trattamento dei dati personali e sensibili necessari all’esecuzione di compiti di interesse pubblico ed in particolare di quelli relativi all’istruzione, alla formazione e alla valutazione degli alunni, includendo le procedure amministrative e fiscali ad esse strumentali. Anche il trattamento dei dati di salute di alunni affetti da gravi patologie o disabilità, esclusivamente per la gestione delle attività didattiche e per le comunicazioni necessarie all’erogazione di servizi di sostegno, dell’insegnamento domiciliare ed ospedaliero, non necessita di esplicito.
B. Consenso necessario – Rientrano tra i trattamenti per i quali è richiesto esplicito consenso quelli legati a servizi offerti dal Titolare e/o richiesti esplicitamente dall’interessato non direttamente legati all’esecuzione dei compiti di interesse pubblico di cui è investito il Titolare.
In particolare,
1. Trattamenti per i quali è chiesto il consenso in fase di iscrizione:
1. Il trattamento di foto e video di attività didattiche e di lavori afferenti ad attività istituzionali della scuola inserite nel Piano dell’Offerta Formativa.
2. Il trattamento necessario alle attività volte ad agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale anche all’estero dell’alunno per il quale si chiede l’iscrizione.
3. Il trattamento necessario alle attività svolte da professionisti esterni o tirocinanti provenienti da istituti scolastici di ordine superiore e/o università, fermo restando la stipula di convenzioni con tali soggetti esterni, redatte secondo norma di legge.
4. Il trattamento dei dati relativi alla salute di alunni affetti da gravi patologie o disabilità per le comunicazioni necessarie ad un eventuale passaggio ad una scuola differente.
2. Trattamenti per i quali è chiesto il consenso successivamente, prima delle singole attività connesse:
1. Trattamento di dati necessari allo svolgimento di attività volte all’accrescimento del senso di appartenenza e della sfera sociale e culturale dell’alunno (ad esempio, gite scolastiche, viaggi di istruzione, campi scuola, progetti di mobilità internazionale).
2. Trattamento dei dati necessari allo svolgimento di attività e iniziative nuove organizzate dalla scuola nel corso dell’anno scolastico.
8. NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 7 lett. A) è obbligatorio. L’eventuale rifiuto a fornire tali dati potrebbe comportare il mancato perfezionamento dell’iscrizione e l’impossibilità di fornire all’alunno tutti i servizi necessari per garantire il suo diritto all’istruzione ed alla formazione.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 7 lett. B) è invece soggetto a specifico e distinto consenso.
L’eventuale rifiuto a fornire il consenso per il trattamento di tali dati (o eventuale successiva revoca dello stesso) determinerà la cessazione dei servizi connessi. Ciò in alcuni casi, potrebbe comportare l’impossibilità di fornire all’alunno tutti i servizi necessari per agevolarlo nel suo percorso all’istruzione ed alla formazione.
9. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E ACCESSO AI DATI
I dati raccolti sono trattati in forma elettronica e cartacea, nel rispetto dei principi stabiliti dalla normativa sulla protezione dei dati personali. Il trattamento avviene previa adozione di ogni misura di sicurezza, tecnica ed organizzativa, adeguata ai rischi per i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, in particolare:
- La raccolta di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento;
- Il trattamento di dati personali è limitato alle finalità per le quali sono stati raccolti;
- La memorizzazione di dati personali è limitata al minimo necessario per ogni specifica finalità del trattamento;
- I dati personali sensibili eventualmente raccolti e trattati in formato elettronico sono memorizzati in forma cifrata;
- Non sono forniti dati personali a terze parti commerciali;
- Non sono effettuati la vendita o l’affitto di dati personali.
In caso di pubblicazione di immagini e/o video sul sito istituzionale, il trattamento avrà natura temporanea in quanto resteranno sul sito solo per il tempo necessario per la finalità cui sono destinati. Nei video e nelle immagini i minori saranno ritratti solo nei momenti “positivi” legati alla vita della scuola: apprendimento, recite scolastiche, competizioni sportive, ecc.
Soggetti autorizzati al trattamento: Le operazioni di trattamento sono svolte dal corpo docente, sottoposto ad obbligo di riservatezza, e dal personale di segreteria e amministrativo, appositamente designato dal Titolare con atto scritto o altrimenti autorizzato ad accedere alle informazioni. Tutti i soggetti autorizzati al trattamento saranno adeguatamente istruiti in merito alla protezione dei dati personali.
L’Istituzione scolastica tratta i dati contenuti nei documenti di valutazione e orientamento degli alunni raccolti nei fascicoli di competenze individuali. I dati personali a tal fine raccolti e conservati sono solo quelli strettamente indispensabili per l’assolvimento delle finalità previste dalla normativa vigente, in particolare di documentazione dei processi formativi e di orientamento degli alunni.
Tempi di conservazione: I dati verranno conservati secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID e nei tempi e nei modi indicati dalle Linee Guida per le Istituzioni scolastiche e dai Piani di conservazione e scarto degli archivi scolastici definiti dalla Direzione Generale degli Archivi presso il Ministero dei Beni Culturali.
È prevista una verifica periodica sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.
10. CATEGORIE DI DESTINATARI DELLA COMUNICAZIONE
Nel perseguimento delle suddette finalità il Titolare potrà comunicare alcuni dei dati personali e sensibili a soggetti terzi, di volta in volta individuati quali autonomi titolari del trattamento, ovvero quali responsabili (esterni) del trattamento:
❑ Enti pubblici e Pubbliche amministrazioni: sulla base di un obbligo normativo, e sempre per motivi di pubblico interesse rilevante, i dati personali conferiti potranno essere comunicati a soggetti pubblici, quali ad esempio il Comune, la Provincia, l’ufficio scolastico regionale, le aziende sanitarie e gli organi di polizia giudiziaria.
❑ Enti pubblici al fine dello studio e risoluzione di eventuali problemi giuridici relativi alla posizione di utente/studente in essere (ad esempio: Avvocatura distrettuale e generale dello Stato, ai fini della gestione del contenzioso penale, civile ed amministrativo; Autorità Giudiziaria di qualsiasi ordine e grado, arbitri, Amministrazioni interessate ai fini della gestione dei ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica, Organi di Polizia giudiziaria, Commissioni Tributarie; Liberi professionisti, ai fini di patrocinio o di consulenza, compresi quelli di controparte quando dovuto; Compagnie di assicurazione, in caso di polizze assicurative che prevedano tali comunicazioni, ecc.)
❑ Privati: i dati forniti potranno essere comunicati a soggetti terzi che forniscono servizi all’istituzione scolastica, quali ad esempio, imprese di assicurazione, operatori selezionati da uffici terzi, società di fornitura di servizi. In taluni casi le comunicazioni sono alla base di servizi vitali per i compiti istituzionali del Titolare: software, registro elettronico, servizi amministrativi digitali, servizi per la messa in sicurezza delle piattaforme informatiche.
❑ Soggetti terzi che collaborano con l’organizzazione al fine di erogare il servizio didattico richiesto.
Comunicazioni che avvengono previo esplicito consenso: I dati da forniti potranno essere comunicati a soggetti terzi che forniscono servizi all’istituzione scolastica quali, ad esempio: agenzie di viaggio e strutture ricettive (esclusivamente in relazione a gite scolastiche, viaggi d’istruzione e campi scuola), eventuali ditte fornitrici di altri servizi (servizi di mensa, ecc). La realizzazione di questi trattamenti costituisce una condizione necessaria affinché l’interessato possa usufruire dei relativi servizi.
È possibile che foto di lavori e di attività didattiche afferenti ad attività istituzionali della scuola inserite nel Piano dell'Offerta Formativa (quali ad esempio foto relative a momenti di didattica in laboratorio, visite guidate, premiazioni, partecipazioni a gare sportive, ecc.) vengano pubblicate sul sito istituzionale e/o sul giornalino della scuola. È possibile che vengano effettuate durante l'anno foto di classe e che vengano effettuate riprese, da parte della scuola, di alcune attività didattiche e istituzionali. Tali dati non saranno trasmessi all’esterno delle piattaforme informatiche del Titolare.
Al fine di agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale anche all'estero dell’alunno, i dati relativi agli esiti scolastici intermedi o finali, nonché altri dati diversi da quelli sensibili e giudiziari (data di nascita, indirizzo, numero di telefono, fax ed e-mail, possesso di eventuali titoli, specializzazioni, requisiti), potranno essere comunicati o diffusi anche a privati e per via telematica, a condizione che tali soggetti perseguano i sopracitati fini.
I dati anagrafici e di valutazione degli alunni, nonché alcuni dati legati alla loro salute, potrebbero essere rivelati durante attività in aula condotte da professionisti esterni o tirocinanti provenienti da istituti scolastici di ordine superiore e/o università.
I dati di salute di alunni affetti da gravi patologie o disabilità – nel caso di passaggio ad altra istituzione scolastica saranno oggetto delle necessarie comunicazioni alla scuola indicata dal richiedente il trasferimento.
In tutti i casi su elencati, per i quali il Titolare richiede un suo specifico e distinto consenso, la comunicazione avverrà sempre per finalità determinate, esplicite e legittime, a meno che l’interessato non revochi tale consenso.
11. TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO UN PAESE TERZO E/O UN’ORGANIZZAZIONE INTERNAZIONALE
I dati personali sono conservati all’interno di server ubicati in territorio UE. Il Titolare esclude il trasferimento dei dati in server ubicati in zone extra-UE.
12. PRINCIPALI FONTI NORMATIVE
I dati sono trattati per lo svolgimento delle finalità istituzionali perseguite dall’Istituto nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione debba attenersi. Ai sensi del Regolamento UE 2016/679, i riferimenti normativi espliciti aggiornati al loro ultimo stato di revisione che prevedono gli obblighi o i compiti in base ai quali potrebbe essere eventualmente effettuato il trattamento dei dati sensibili e giudiziari sono disponibili sul sito del Titolare del Trattamento, rappresentato dal Dirigente Scolastico al momento nominato. Tali dati potranno essere comunicati, nell’ambito del perseguimento delle finalità previste, solo ove previsto da norme di legge o regolamento. È fatta salva la comunicazione o diffusione di dati richieste, in conformità alla legge, da forze di polizia, dall'autorità giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza o da altri soggetti pubblici, per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati.
13. I DIRITTI DEGLI INTERESSATI
In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 mediante i seguenti recapiti: mnis00200q@istruzione.it – dall’Istituto di Istruzione Superiore Statale “Galileo Galilei”, con sede in 46035 – Ostiglia (MN), via Verona, n. 35 (per comunicazioni scritte). Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile.
L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo. In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.
DIRITTO DI OTTENERE
- Origine dei dati personali;
- Categorie di dati trattati;
- Finalità e modalità del trattamento;
- Periodo di conservazione;
- Logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
- Estremi identificativi del Titolare;
- Soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o autorizzati;
- Esistenza di processi di profilazione.
DIRITTO DI OTTENERE
- conferma dell’esistenza o meno di loro dati personali e che tali dati siano messi a disposizione in forma intelligibile;
- aggiornamento, rettifica, integrazione dei dati e limitazione;
- cancellazione, trasformazione in forma anonima o blocco dei dati trattati in violazione di legge (compresi
quelli per cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati);
- attestazione che le operazioni di cui ai punti sopra sono state portate a conoscenza anche di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato dall'organizzazione;
- copia dei dati oggetto di trattamento.
DIRITTO DI OPPORSI
- al trattamento dei dati personali che riguardano l’interessato compresa la profilazione per motivi legittimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- al trattamento di dati personali che riguardano l’interessato a fini di: invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato, comunicazioni commerciali;
- al trattamento di dati trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici salvo in caso di interesse pubblico nel trattamento.